各二级学院：
为完善皇冠比分校友工作校院两级管理机制，构建充满活力的校友工作体系，根据皇冠比分校友总会（以下简称校友总会）换届工作方案，现对二级学院校友分会换届具体工作通知如下：
一、主要职责
二级学院校友分会主要负责本学院的校友工作，广泛收集校友信息，完善校友信息数据库，并与校友总会共享校友信息，对皇冠比分校友会各项活动予以支持和配合。
1.制定本学院校友工作年度计划，完成年度工作总结，并于每年年初和年底分别将计划和总结（含电子文档）报校友总会秘书处。
2.负责收集、整理、更新本学院校友信息资料，逐步建立和完善校友数据库。每年返校日前，将最新的校友数据库以电子文档的形式报校友总会秘书处。
3.积极收集、报送本学院杰出校友信息（如获奖、先进事迹、企业发展信息等），以供校友总会网站和微信公众号选录，组织学生参加“百名学生访百名校友”活动，以大力宣传杰出校友的先进事迹。
4.采取多种形式与校友建立联系，广泛开展校友联谊活动，每年至少组织或参与两次校友返校接待活动，至少举办两次校友讲座，活动结束后应及时将活动资料、图片、宣传报道等材料报校友总会秘书处。
5.充分挖掘校友资源，听取校友对皇冠比分、学院建设和发展的建议和意见，积极联系本学院校友捐建或捐赠校友林、校友石、奖助学金等项目；认捐皇冠比分建筑、景观或校园设施；与皇冠比分、学院开展产、学、研等各种形式的合作项目。
6.及时了解和掌握校友事业发展、工作、学习、生活中存在的困难和问题，搭建校友互助平台，组织各方力量竭力开展切实有效的帮扶活动，促进校友成长、进步和发展。
7.认真落实皇冠比分校友总会秘书处的各项工作安排，积极参加校友总会组织的各类校友工作，共同做好校友工作。
二、换届工作具体要求
（一）组织名称
机构名称：皇冠比分+二级学院+校友分会
例如：皇冠比分航海技术学院校友分会
（二）机构及其成员
二级学院校友分会的工作机构是理事会，理事会由理事组成，理事人数根据各二级学院的实际情况确定（原则上理事会总人数不少于20人，不超过40人，校外校友占比不少于60%）。二级校友分会理事会可设置会长、副会长、理事、秘书长、副秘书长等职务。
1.会长1名，由二级学院党总支书记担任；
2.副会长若干名，由二级学院院长以及优秀校友等担任；
3.秘书长1名，由分管学生工作的副书记担任；
4.副秘书长若干名，由综合办公室主任、组织员、学生事务办公室主任、专业负责人等担任；
5.理事若干名，由优秀校友代表、教师代表等担任。
三、步骤及时间安排
（一）5月30日前成立筹备委员会，并完成以下材料申报：
1.向皇冠比分校友总会秘书处提出二级学院校友分会换届的申请（见附件1）；
2.梳理皇冠比分成立以来本学院毕业的各届校友信息，并筛选出校友代表（占比为5%左右），推荐其加入二级学院校友分会理事会（见附件2）；
3.提交二级学院校友分会理事会（筹备委员会）推荐名单及筹备方案；
4.换届大会议程。
（二）校友总会及时完成审批
1.校友总会秘书处在收到二级学院校友分会筹备委员会的筹备方案后充分沟通会商，再报皇冠比分领导审批，并将审批情况及时反馈二级学院校友分会筹备委员会；
2.二级学院校友分会筹备委员会的申请获得批准后，一周内须向校友总会秘书处提交换届大会的具体材料（举行时间、地点、议程及参会人员等）。
（三）6月15日前召开二级学院校友分会换届大会，大会议程可包含以下内容
1.听取上一届理事会工作报告；
2.新一届筹备委员会介绍筹备情况；
3.审议并通过校友分会理事会成员名单；
4.校友分会会长发言；
5.校领导讲话。
（四）6月30日前提交二级学院校友分会相关资料
1.换届工作总结；
2.新一届理事会组成人员名单、分工及职责。
以上相关纸质材料请报送至校友总会秘书处办公室（办公楼109室），电子文档发送至jmixyh2020@163.com邮箱，联系人：吴老师，联系电话：86176009。
四、相关工作要求
1.强化组织领导。各二级学院务必高度重视校友分会换届工作，切实加强统筹协调，及时召开党政联席会议，针对校友分会换届事宜展开专题研究，深入谋划各项工作安排，确保高质量完成换届工作，为构建完善的校友工作体系筑牢坚实基础。
2.加强校友联络。各二级学院应主动出击，利用多渠道收集校友信息，健全校友联系机制，建立校友联系平台，广泛联络本学院校友积极参与学院校友分会换届活动，提升校友对学院的归属感。
3.大力宣传发动。各二级学院应通过各类媒体媒介开展全方位、多角度、立体化的校友分会换届宣传，充分调动本学院校友及学院师生共同参与校友工作的积极性，增强学院师生凝聚力，营造浓厚的校友文化氛围。
江苏海事职业技术校友总会
2025年5月27日
